Lexique
Réunion déléguée Imprimer Envoyer

 

La réunion déléguée est un exemple pragmatique de l’intérêt du travail collaboratif.

 

Le principe est de bien définir les rôles d’autant qu’il n‘y a plus de chef mais une pratique de concertation sur la base d’une somme de compétences et bonnes volonté :


Hôte, logisticien : Organisation, Intendance…

Animateur : Modérateur, faciliteur, facilitateur. Il manage les énergies…

Scribe-Rédacteur : Doit pouvoir faire le compte rendu en temps réel et l’envoyer en fin de séance en précisant, le cas échéant, la prochaine réunion ;

Pousse décision : Fait l’entonoir pour favoriser les prises de décisions. Surtout pas DQP = ASAP ce qui conduit le plus souvent à ‘’Jamais’’ !

Gardien du temps : Cadence la réunion surtout si plusieurs sujets et faire en sorte de respecter les temps de l’ordre du jour ;

Entraineur/Coach : C’est la conscience qui fait s’exprimer chacun et donne de la plus value à la réunion sur les objectifs ;

Client : Interne ou externe. Pas toujours présent mais il faut que ses attendes prélablement fixées soient servies. Quand il est présent c’est pour qu’il prenne des décisions ex : Pour, contre, moyens à mettre en place, validation d’une phase déterminante d’un projet, etc.


Le plus difficile est de bien comprendre ce que chacun dit pour bien retranscrire et non pas d'interpréter...

Puis il faut être capable, donc entrainé, pour synthétiser avec justesse en repectant l'idée émise à défaut d'amputer certaines  expressions de l'essentiel.

Pour faciliter votre tâche nous vous conseillons 3 pratiques :


1- Les sujets = Avoir un bon ordre du jour permettant de définir les sujets qui seront traités voilà déjà la base de chaque développé.
= il servira d'accroche aux différentes idées émises par tous...
Puis lors de chaque sujet de l'ODJ mettre en exergue le mot concept, idée, émis, par qui, pourquoi, et éventuellement les éléments autres tels que les questions de temps, coûts, etc.
Faire en sorte que chacun s'exprime à son tour, en évitant de couper la parole.

2 Les moyens :
2.1- Comme support vous pouvez utiliser un tableau de "Quintilien" avec "QPQQCOC en abcsisse ou ordonnée, selon le nombre de sujets à traiter = Vous aurez ainsi une excellente base de répères des termes principaux concernant toutes les parties prenantes même externes au groupe, avec en plus les délais, et Chiffres (quantité de moyens, durrée, coût)
Et sous ce tableau le texte permettant de développer chacun de ces points 
Enfin vous pouvez ajouter des codes couleur ex selon les priorités : Urgent - Important - secondaire - En Attente
Evidemment il est plus facile, rapide et fiable d'utiliser un outil de saisie qui permettra ultérieurement de transmettre le compte rendu ou de la pratager.
2.2- la plupart de réunions se font entre initiés d'un même sujets. Il est donc souvent superflu et même risqué pour tous que le "scibe" développe les interventiosn par de longues phrases. Par ailleurs le style télégraphique à évolué vers le "Beauscript". Utilisant tous les atout d'une communication fiable etstructurée tout en la rendant attrayante.
 

 Voir : BeauscriptCommunication : DQP ; Management de projet ; Management d’équipe ; Organisation ; Priorité ; QPQQCOCRessources humaines ; Travail collaboratif ; Visite de terrain ;

 

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ref pro Réf. Pro. :

Abondance Consulting : Spécialiste de l’intelligence collective, du management d’équipe…